Célunk a hatékony munkafolyamat-menedzsment kialakítása workflow támogató alkalmazások használatával, vagyis a folyamatok végrehajtásának hatékony támogatása - idő/költség/minőség szempontú fejlesztése.
Általános működési jellemzők, lehetséges problémák
- Az egyes feladatok hagyományosan már nem egy munkatárshoz kötődnek, hanem a különböző hatáskörök és felelősségi körök differenciálódásával egyre több munkatárs vesz bennük részt
- Az anyagok hagyományos rendszerekben, jobb esetben elektronikus levelezőrendszeren keresztül, rosszabb esetben papíralapon jutnak a folyamatban következő munkatárshoz, így a munkafolyamat nehezen követhető
- Szintén gondot okoz az egyes munkatársak hozzáadott értékének megállapítása, a különböző szintekről érkező vélemények, javaslatok becsatornázása, a feladatdelegációk nyomon követése
- Már a kisebb vállalkozások esetében is felmerülő probléma, hogy nincs olyan központi irányító, aki az egyes feladatokat egészben átlátná
- A vállalkozásoknál még nem elterjedt a folyamat alapú szemlélet, így a feladatmegoldás kevésbé hatékony
- A kisebb rutinfeladatok esetében nincsenek kialakítva azok az automatizmusok, amelyek gyorsíthatnák a munkafolyamatot
Mi a workflow?
- Workflow = Elektronikusan (rendszerrel) támogatott üzleti folyamat
- Lényege az üzleti folyamatok logikus szervezése és megfelelő támogatása
- Feladata a munkafolyamat vezérlés, az egyes munkafázisok elektronikus úton történő irányítása, nyilvántartása, összefogása
- Lehetővé teszi, hogy a megfelelő információ eljusson a megfelelő emberhez a megfelelő időben és minőségben
Elérhető előnyök, alkalmazási lehetőségek
A folyamattámogató workflow alkalmazások által elérhető legfontosabb előnyök:
- Gyorsabb, pontosabb folyamatvégrehajtás
- A végrehajtásra kiterjedő teljes dokumentáltság és mérhetőség (nyomon követhetőség) megteremtése
- Integrációs lehetőségek
Példák az alkalmazási lehetőségekre:
- Folyamatok leképezése, amelyek standardizálhatóak és/vagy jelenleg is formalizált űrlapok által vezéreltek
- Kiegészítő nyilvántartások készítése, amelyek adattartalmának összeállításáért több személy/szervezet a felelős és a kommunikáció jelenleg jellemzően fájlok utaztatásával történik
- Jóváhagyási, véleményezési feladatokat tartalmazó folyamatokban
Kész, adaptálható workflow megoldásaink
- Szabályozás jóváhagyási workflow
- Audit workflow